Unterlagennachforderung per E-Mail zulässig

Nach dem Beschluss der Vergabekammer Sachsen vom 20.01.2017 - 1/SVK/030-16 verstößt die Nachforderung fehlender Unterlagen per E-Mail gegen keine (Form-)Vorschrift des Vergaberechts. § 56 Abs. 2 VgV enthält keine Aussagen dazu, in welcher Form der Auftraggeber die Bieter aufzufordern hat, fehlende Unterlagen vorzulegen.

Das sächsische Wirtschaftsministerium schrieb die Erstellung eines täglichen Pressespiegels aus. Per E-Mail wurde nach Angebotseröffnung einer der Bieter aufgefordert, fehlende Unterlagen per E-Mail nachzureichen. Dem kam der Bieter nach. Die nachfolgende Wertung des Angebotes wurde durch einen anderen Bieter gerügt mit der Begründung, andere als schriftliche Angebote seien nicht zugelassen. Deshalb hätten die Unterlagen nicht per E-Mail nachgefordert und eingereicht werden dürfen. Weil das Ministerium der Rüge nicht abhalf, stellte der Bieter Nachprüfungsantrag.

Die Vergabekammer Sachsen war der Auffassung, dass die Abforderung und Nachreichung fehlender Unterlagen per E-Mail unbedenklich sei. § 56 Abs. 2 VgV enthalte keine Vorgabe, in welcher Form der Auftraggeber die Bieter auffordert, fehlende Unterlagen vorzulegen. Grundsätzlich seien ohnehin schnelle Kommunikationsmittel zu verwenden. Während der Übergangsfrist könne der öffentliche Auftraggeber nach § 81 Satz 2 VgV bis zur vollständigen e-Vergabe die Kommunikationsmittel frei wählen und auch kombinieren.

Ungeachtet des nicht bestehenden Verstoßes gegen die VgV dürfte allerdings die unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation die neuen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung nicht erfüllen.